Novedades para las personas jurídicas en relación con la Administración electrónica

A partir del 2 de octubre de 2016 se introducen importantes novedades para las personas jurídicas (empresas, entidades, asociaciones, fundaciones…) en su relación con las Administraciones españolas, ya que entrarán en vigor las Leyes 39/2015 y 40/2015, por las que se reforma la regulación del ordenamiento jurídico público.

Los siguientes sujetos estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo:

  • Las personas jurídicas
  • Las entidades sin personalidad jurídica
  • Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional (incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles)
  • Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración
  • Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

*Qué es un certificado electrónico

Deber de relación electrónica para personas jurídicas

Todas las personas jurídicas, independientemente de su tamaño y sus representantes, están obligadas a realizar de forma electrónica la presentación de documentos ante las Administraciones por las empresas, asociaciones o fundaciones o sus representantes como la recepción de notificaciones. Por el contrario, las personas físicas podrán elegir si se relacionan con la Administración electrónicamente o por papel, salvo que estén obligadas, y en todo caso, podrán modificar el medio elegido en cualquier momento.

Identificación y firma electrónica

Para acreditar su identidad y voluntad ante la Administración, las personas jurídicas deberán disponer de alguno de los sistemas de identificación y firma electrónica admitidos. Con carácter general, la nueva regulación prevé que se admitan sistemas basados en sistemas de clave concertada, certificados electrónicos de firma o sello electrónicos expedidos por prestadores incluidos en la «lista de confianza de prestadores de servicios de certificación» que se puede encontrar en la Sede Electrónica del Ministerio.

Notificaciones electrónicas

La reforma introduce novedades importantes en relación con la regulación de las notificaciones a las personas jurídicas. Con carácter general, se realizarán siempre electrónicamente, salvo en algunos supuestos concretos (ampliar información).

La práctica de las notificaciones, por lo tanto, se producirá con carácter general mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u organismo actuante, a través de la dirección electrónica habilitada, o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración.

Cómputo de plazos en registros electrónicos

La reforma introduce importantes novedades en materia de términos y plazos:

  • La posibilidad del cómputo de plazos en horas (aunque su aplicación práctica será limitada)
  • La declaración de los sábados como inhábiles
  • Establece reglas específicas en relación los registros electrónicos. En los mismos se permite la presentación de documentos todos los días del año durante las 24 horas

Digitalización del procedimiento administrativo

La nueva regulación incluye otras muestras de la digitalización del procedimiento administrativo:

  • Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se incluirá todo documento que sea presentado.
  • Los expedientes tendrán formato electrónico.
  • Se creará un archivo electrónico de procedimientos finalizados.
  • Los informes y actos administrativos serán emitidos por medios electrónicos
  • Posibilidad de información pública por medios electrónicos

Ventajas del nuevo certificado de representación

  • Pueden ser utilizados para la relación con cualquier Administración
  • Utilizados para las relacionarse con las Administraciones Públicas y con empresas privadas
  • Son de validación abierta, no se requiere de la firma de ningún contrato/convenio con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) y pueden emplearse en multitud de productos que ofrece la Administración y en las relaciones comerciales con terceros para la firma de facturas, envío de correos, firma de PDFs, etc.
  • Incorporan las últimas recomendaciones de seguridad
  • Se puede obtener el certificado de administrador único o solidario sin tener que personarse en una oficina de registro
  • Validez a nivel europeo
  • Cuenta con un servicio de soporte técnico específico

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