Tal y como comentamos en Novedades para empresas sobre la Administración Electrónica cada vez es mayor el número de trámites que hay que hacer ante la administración pública únicamente a través de un certificado digital. Sin embargo, aún quedan trámites para los que no es necesario el certificado o firma digital, como puede ser la obtención del NIF definitivo mediante el modelo 036.

NIF provisional y NIF definitivo

Se debe solicitar el NIF dentro del mes siguiente a la fecha de constitución. Para ello hay que presentar el modelo censal 036 en la Agencia Tributaria. Si la entidad no solicita el NIF, la Administración Tributaria podrá proceder de oficio a darles de alta en el Censo de Obligados Tributarios y a asignarles el que les corresponda.

Ese NIF será provisional mientras la entidad se inscriba en el Registro correspondiente y aporte en Hacienda copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución inscritos en el registro público que sea procedente. Mientras la entidad funciona con el provisional, junto al número aparecerá el término “en constitución”. Transcurrido este plazo la Agencia Tributaria podrá enviar un requerimiento a la entidad. Si no se atiende, Hacienda podrá revocar el NIF provisional, que quedará sin validez.

Mientras se funciona con el NIF provisional, los clientes y proveedores están informados de que la sociedad no se encuentra inscrita todavía en el registro correspondiente. Hasta que esto ocurra, la entidad se asimila a una sociedad civil. Por ello suele exigirse la presentación del NIF definitivo una vez obtenido para que las operaciones comerciales adquieran validez. Se debe solicitar antes de realizar cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, percepción de cobros o abono de pagos, o contratación de personal laboral.

La inscripción de la entidad en el Registro es lo que le confiere la personalidad jurídica. Es decir, a partir de la inscripción, la sociedad pasa a considerarse una entidad separada de los socios que responde por sí misma de los actos y reclamaciones que puedan surgir en la actividad mercantil. Mientras no se inscriba, son los socios los que responden, a pesar de estar firmada la constitución en el notario.

Cómo obtener el NIF definitivo

Para su obtención y presentación tienes que acceder a la Agencia Tributaria en el apartado Cumplimentación, validación y obtención en PDF para su impresión 036, donde no se solicita firma digital alguna.

A continuación deberás rellenar los datos correspondientes de las paginas 1, 2B, 3 y 8, validarlo (botón parte inferior), generar el fichero PDF correspondiente, imprimirlo  y entregarlo en la Agencia Tributaria junto con la documentación obligatoria que no se haya aportado al solicitar el NIF provisional.