La vida de una empresa genera una cantidad considerable de documentación, obligándonos a disponer de gran capacidad de almacenamiento. Con el formato electrónico, hemos logrado ahorrar espacio, sin embargo hay otros documentos como escrituras, contratos mercantiles, facturas… que estamos obligados a guardarlos en formato físico.
¿Durante cuánto tiempo debemos guardar la documentación contable y fiscal? Muchas entidades tienen dudas sobre la conservación de estos documentos y la respuesta es: durante el período más amplio al que por cualquier normativa (mercantil, fiscal o penal) se vean obligados.
A continuación, se indican algunas pautas que deberían seguir las empresas para la conservación de la documentación, teniendo en cuenta la normativa existente.
Conservación de documentos según el Código de Comercio
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Según el artículo 30 del Código de Comercio, deberá conservarse los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.).
Conservación de documentos según la Agencia Tributaria
El plazo general más amplio de conservación de la documentación se establece con carácter general en la normativa mercantil y es de seis años desde el último asiento en los libros.
Pero se mantiene el reconocimiento del derecho de la Administración a desarrollar sus funciones de comprobación e investigación, así como la facultad para calificar hechos, actos, actividades y explotaciones y negocios realizados por el obligado tributario en períodos ya prescritos, pero que surtan efectos en ejercicios no prescritos (artículo 115 Ley General Tributaria).
Por ello, la prescripción del derecho a liquidar fijada en cuatro años no afecta al derecho a comprobar e investigar (artículo 66.bis Ley General Tributaria)
En primer lugar, es importante distinguir entre la prescripción del derecho a liquidar, regulada como tal en el artículo 66 de la Ley General Tributaria, y la del derecho a comprobar e investigar, regulada en el nuevo artículo 66.bis. Este último artículo precisa que la prescripción de derechos por un período de cuatro años regulada en el artículo 66 no afectará al derecho de la Administración a comprobar e investigar regulado en el artículo 115 de la Ley General Tributaria.
Salvo en los supuestos de créditos fiscales, se consagra la imprescriptibilidad de la posibilidad de la Administración de comprobar e investigar los elementos de la obligación tributaria referente a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos (esto siempre ha conllevado que, por ejemplo, si un bien se amortiza en doce años, deba conservase su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante dieciséis años).
Puede suceder con créditos fiscales, bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, donde el derecho de la Administración para iniciar el procedimiento de comprobación prescribe excepcionalmente a los diez años contados desde el día siguiente a la finalización del plazo establecido de declaración correspondiente al ejercicio o período en que se generó el derecho, pero no obstante lo anterior, una vez transcurrido el período de diez años indicado, y salvo que la normativa propia de cada tributo establezca otra cosa, la limitación del derecho a comprobar no afectará a la obligación de aportación de las declaraciones en que se incluyeron las bases, cuotas o deducciones y de la contabilidad.
Se diferencia por tanto, la prescripción de los créditos fiscales pendientes de compensación o aplicación (10 años), de la facultad de la Administración a comprobar operaciones, hechos, negocios u otros actos que afecten a ejercicios no prescritos que se considera imprescriptible.
Bases imponibles negativas y deducciones
En estos casos, el derecho de la Administración a comprobar prescribe a los diez años antes indicados, pasados los cuales, subsiste no obstante la obligación, por parte del contribuyente, de su justificación mediante la aportación de las liquidaciones y de la contabilidad mientras no se hayan compensado o aplicado las bases negativas, deducciones… Por tanto deben ser conservadas también indefinidamente, o hasta pasados los cuatro años de prescripción desde su aplicación, compensación o de la finalización del plazo máximo para su aplicación.
En relación a las obligaciones de conservación de documentación que indica la Ley General Tributaria (art.66 a 70), se establece que los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. Por lo que el plazo de conservación obligatorio para la Agencia Tributaria es de 4 años, empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando, siempre y cuando no se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.
Ante esta regla general cabe mencionar tres supuestos especiales y muy habituales:
- Que se declaren bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS), ya que se dispone del plazo de 15 a 18 años siguientes a la generación de las mismas para su compensación. En este caso, la sociedad debe conservar todos los justificantes contables y documentales (así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa); durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.
- Que existan facturas de inmovilizado, en cuyo caso se deben de conservar dichas facturas durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado. Los bienes de inversión objeto de regularización anual en el IVA (cuando el sujeto esté en prorrata), al menos los años que proceda regularizar: durante los siguientes cuatro años (muebles) o nueve años (inmuebles) al de la adquisición.
- Que existan subvenciones que financiaron la compra de inmovilizado, en cuyo caso se debe de conservar la concesión y la justificación de la subvención durante todos los ejercicios en los que genere ingreso por reversión de las subvenciones, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de revertir dicha subvención.
Conservación de documentos según el Reglamento de la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
En este caso, se establece la obligación genérica de conservar durante un plazo de diez años los documentos o registros, según el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. En particular:
- En su artículo 18 explica que “En las operaciones de compraventa minorista los sujetos obligados a que se refieren los párrafos q) y r) del artículo 2.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, (es decir, las personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos y las personas que comercien profesionalmente con objetos de arte o antigüedades) procederán a la identificación formal del cliente en la forma establecida en los artículos 4 y 6 de este reglamento y conservarán la documentación en los términos establecidos en los artículos 28 y 29”.
- En su artículo 25 incluye también a los sujetos obligados a examen especial.
- En su artículo 28.1 sobre conservación de documentos de diligencia debida indica que los sujetos obligados conservarán toda la documentación obtenida o generada en aplicación de las medidas de diligencia debida, con inclusión, en particular, de las copias de los documentos fehacientes de identificación, las declaraciones del cliente, la documentación e información aportada por el cliente u obtenida de fuentes fiables independientes, la documentación contractual y los resultados de cualquier análisis efectuado, durante un periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional.
En su artículo 42 sobre fundaciones y asociaciones hace referencia a la obligación de conservar durante un plazo de diez años los documentos o registros que acrediten la aplicación de los fondos en los diferentes proyectos.
- En su artículo 29 Artículo 29 sobre otras obligaciones de conservación documental señala que “los sujetos obligados conservarán los documentos y mantendrán registros adecuados de todas las relaciones de negocio y operaciones, nacionales e internacionales, durante un periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional. Los registros deberán permitir la reconstrucción de operaciones individuales para que puedan surtir, si fuera necesario, efecto probatorio”. Así mismo, «los sujetos obligados conservarán durante un periodo de diez años los documentos en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones de comunicación y de control interno”.
Conservación de facturas o gastos justificados en subvenciones
Debemos conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos.
Si la subvención se financia con participación de fondos europeos, el plazo es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación
El artículo 14. Obligaciones de los beneficiarios de la Ley General de Subvenciones establece en su apartado 1.g) la obligación de conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control. En su artículo 37 establece como causas de reintegro en su apartado e) la resistencia, excusa, obstrucción o negativa a las actuaciones de comprobación y control financiero previstas en los artículos 14 y 15 de esta ley, así como el incumplimiento de las obligaciones contables, registrales o de conservación de documentos cuando de ello se derive la imposibilidad de verificar el empleo dado a los fondos percibidos, el cumplimiento del objetivo, la realidad y regularidad de las actividades subvencionadas, o la concurrencia de subvenciones, ayudas, ingresos o recursos para la misma finalidad, procedentes de cualesquiera Administraciones o entes públicos o privados, nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales. Así mismo, califica en su artículo 56 como infracción leve en su apartado e) el incumplimiento de las obligaciones de conservación de justificantes o documentos equivalentes.
El período de conservación depende de cada organismo que licite la subvención. Suele establecerse en las bases de las convocatorias o bien en los reglamentos de los órganos de intervención. Ahora bien, es muy corriente que las subvenciones que se conceden por los organismos nacionales, regionales o locales se financien con participación de fondos europeos. En este caso, debemos regirnos por el plazo de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación, según lo establecido en el art. 140 del Reglamento (UE) 1303/2013, de 17 de diciembre, del Parlamento Europeo y del Consejo.
Esa fecha del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas es problemático, ya que no se refiere al año en el que la entidad presenta la justificación sino a la fecha en que el organismo oficial último presenta la justificación de los fondos europeos recibidos. Por tanto, es difícil a veces conocer cuál es el plazo último de prescripción, pero en cualquier caso no hace referencia a la presentación de la justificación por parte de la entidad.
Una buena manera de asegurarse que se cumple con los plazos es determinar la senda financiera (período de tiempo en el que se mueven los fondos europeos) a la que corresponden los fondos recibidos. Por ejemplo, en la actualidad estamos inmersos en el período 2014-2020. Teniendo en cuenta que existe un plazo de 2-3 años para justificar el último año de la senda financiera, nos situaríamos en un horizonte temporal máximo de 2023. A este año le deberíamos añadir los tres años establecidos en el reglamento europeo, por lo que la fecha máxima de conservación sería hasta el 31 de diciembre de 2026.